Por Jairo Hernán Díaz Arias
El refrán “lo que no se mide no se puede mejorar” es una de las principales premisas detrás del concepto de mejora continua; la medición, evaluación y seguimiento deben estar alineados con los objetivos esperados en un plan de la biblioteca.
Si no hay medición o se continua con sistemas manuales, las mejoras futuras al desarrollo de colecciones impresas y digitales resultarán difíciles de evaluar, la neutralidad de los datos también, porque no obtendremos datos transparentes sobre los niveles de rendimiento, uso y gestión, afectando la toma de decisiones.
No es fácil decirle a una institución que invierte miles de millones de pesos en suscripciones, que no se usa lo suficiente y que el problema no es la biblioteca o la colección, sino la dinámica que el docente en su interacción académica desarrolla con el estudiante principalmente.
O qué lo que los recursos financieros no son suficientes, no se suscribe o adquiere lo que se solicita, y por lo tanto, se corre el peligro de usar fuentes piratas o no fiables, incluso de verse afectado por una demanda o reclamo por derechos de autor o propiedad industrial.
Contrario, si fuera exitoso, igualmente sería importante mostrar qué recursos y qué tipos de usuarios están haciendo uso, además el impacto real que ha tenido en la publicación docente y de investigación esas suscripciones, evidenciado por ejemplo en la cantidad de revistas y/o artículos generados en la universidad y su impacto.
¿Cómo el software Ezproxy ayuda a evidenciar la acción de la biblioteca para apoyar los procesos de enseñanza, aprendizaje e investigación?
Se escucha de los usuarios: es más fácil buscar en Google, no tengo que ir a la biblioteca. Si, sin duda Google tiene recursos serios, pero en ocasiones son una aguja en un pajar, aquí tendría mucho que decir sobre esos contenidos, pero no es el foco del artículo.
EZPROXY es el apoyo principal de acceso a la Biblioteca Digital CRAI en https://library.uniquindio.edu.co/, nos nivela con el acceso fácil de Google porque permite el acceso a nuestros usuarios desde cualquier lugar del mundo 7/24/365 de manera simple y segura sin importar dónde y cuándo realicen búsquedas.
Pero superamos a Google con la calidad del contenido ofrecido de las mejores editoriales del mundo, recursos que no encontrará en la web de forma legal.
Otra ventaja sobre Google es la seguridad de los datos, porque EZproxy es una solución confiable de autenticación.
¿Con que herramienta gestionamos los datos que genera Ezproxy?
La autenticación de profesores, estudiantes, investigadores, funcionarios e invitados, se hace con un usuario y contraseña gracias a Ezproxy, este sistema les permite ingresar a todos los recursos pagos y/o abiertos pero curados que tienen nuestras colecciones digitales, además, el sistema recupera otros datos y es allí donde utilizamos una segunda herramienta: Lookproxy.
¿Qué hace Lookproxy y cómo sus resultados apoyan la alta gestión del líder de la Biblioteca?
LookProxy procesa los registros del acceso generados por EZproxy para crear reportes configurables de acuerdo con los datos y las necesidades de la biblioteca, permitiendo la obtención de información oportuna, completa, sobre el uso y el comportamiento de los usuarios con respecto a los recursos electrónicos. Gracias a lo anterior, la biblioteca digital CRAI puede identificar tendencias que permitan mejorar la toma de decisiones tanto financieras como estratégicas, para aprovechar al máximo las inversiones bibliográficas.
Miremos los servicios o tipos de reportes que nos suministra en tiempo real desde cualquier lugar:
- Informes para acreditación de programas académicos.
- Informes por facultades, programas y modalidades.
- Informes de consultas por sedes.
- Informes por usuario, perfil y grupos de usuarios.
- Informes discriminados comparativos por fechas específicas, horas, días, meses, años.
- Ranking de usuarios.
- Reportes exportables a csv, xls, Excel.
- Identificación de abuso de descargas desde los recursos electrónicos y bases de datos, entre muchos otros
Esta información la recuperamos de: LookProxy – Estadísticas y reportes para recursos electrónicos en EZproxy. (2021, November 10). Referencistas. https://www.referencistas.com/productos/lookproxy/
Con esta información de los dos sistemas Ezproxy y Lookproxy tenemos suficiente insumo para tomar decisiones, generar informes basados en evidencia; sin embargo en la Biblioteca CRAI de la Universidad de Quindío (Colombia) queremos ir un poco mas allá, hemos entendido que debemos sumar otro tipo de registro, de datos igualmente importantes, por ello agregamos a nuestros sistemas el nuevo software CELUS ON, un complemento perfecto con los otros dos anteriores.
¿Por qué CELUS ONE?
Es una herramienta en línea para recopilar y analizar estadísticas de uso de recursos electrónicos utilizadas por bibliotecas de todo el mundo. Este sistema es miembro activo del Proyecto COUNTER.
CELUS es compatible con las versiones más recientes del formato COUNTER. Celus es una plataforma basada en la nube altamente escalable y multiusuario. Permite a las bibliotecas generar fácilmente informes de uso de múltiples proveedores y analizar, visualizar y compartir rápidamente estos datos con todas las partes interesadas. Desarrollado por científicos bibliotecarios y analistas de datos, CELUS proporciona el análisis más completo y actualizado, brindando al personal de la biblioteca la información que necesita para tomar decisiones basadas en datos sobre sus recursos electrónicos y optimizar sus colecciones.
Los “superpoderes” de Celus incluyen:
- Compatibilidad con COUNTER 5 y COUNTER 4
- Formatos personalizados que no son de COUNTER
- Cargas manuales de datos de uso históricos
- Recolección de datos automatizada
- Gestión de SUSHI
- Análisis de costo por uso
- Exportaciones e informes avanzados
- Identificación de suscripciones superpuestas
- Comparación de uso de año a año
- Análisis de datos rápido y potente
En conclusión, es hora de evidenciar con datos reales, transparentes y procesados gracias a estos sistemas, lo que aporta la Biblioteca CRAI a la academia, la investigación, enseñanza y aprendizaje. Tener datos fiables nos permite actuar para identificar las debilidades o fortalezas de nuestras colecciones y de la real importancia que dan los docentes a los contenidos del CRAI vs otros sistemas.
