¿Qué puede hacer un archivista sin archivos y sin documentos impresos o físicos?

Jairo Hernán Díaz Arias - JHDA -

Un archivista, incluso sin archivos o documentos físicos, puede realizar diversas tareas relacionadas con la gestión de la información y la preservación de registros. A continuación, te menciono algunas de las actividades que un archivista puede llevar a cabo en ese escenario:

Gestión de archivos digitales: Un archivista puede encargarse de la organización y gestión de archivos digitales. Esto implica establecer estructuras de carpetas, asegurarse de que los archivos estén correctamente etiquetados y clasificados, y aplicar estándares de metadatos para facilitar la búsqueda y recuperación de información.

Desarrollo y aplicación de políticas de gestión de información: Un archivista puede desarrollar políticas y procedimientos para la gestión de información en una organización. Esto incluye establecer reglas para la creación, captura, retención y eliminación de registros digitales, garantizando el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

Asesoramiento en preservación digital: Un archivista puede asesorar sobre las mejores prácticas y estrategias para la preservación a largo plazo de registros digitales. Esto implica implementar medidas de seguridad, realizar copias de seguridad periódicas, verificar la integridad de los archivos y planificar la migración a nuevos formatos o sistemas a medida que evoluciona la tecnología.

Gestión de metadatos: Un archivista puede encargarse de la creación y gestión de metadatos para los registros digitales. Esto incluye la descripción detallada de los archivos, la asignación de palabras clave y la aplicación de estándares de metadatos reconocidos para facilitar la recuperación y el descubrimiento de la información.

Colaboración en proyectos de digitalización: Un archivista puede participar en proyectos de digitalización, coordinando la conversión de documentos físicos a formatos digitales. Esto implica supervisar el proceso de escaneo, establecer criterios de calidad y asegurarse de que los documentos digitalizados sean accesibles y estén correctamente almacenados.

Investigación y referencia: Un archivista puede llevar a cabo investigaciones y proporcionar referencias sobre temas históricos o de interés específico. Aunque no tenga acceso a archivos físicos, puede utilizar recursos en línea, bases de datos digitales y repositorios para recopilar información y responder preguntas de los usuarios.

Educación y divulgación: Un archivista puede educar y crear conciencia sobre la importancia de la preservación de la información y la gestión de registros digitales. Puede desarrollar materiales educativos, ofrecer charlas y talleres en línea, y colaborar con instituciones educativas y organizaciones para promover la comprensión y el uso adecuado de los registros digitales.

Aunque los archivos y los documentos físicos son el enfoque tradicional del trabajo de un archivista, sus habilidades y conocimientos también se pueden aplicar en el ámbito digital para garantizar la gestión efectiva y la preservación de los registros digitales.

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