No. 7: Lo que no se controla, no se mejora: estadísticas y datos de uso

Dicen, no me consta, que fue el físico y matemático británico William Thomson Kelvin quien dijo: “Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre”. Dígalo él o no, es real, y al parecer nosotros somos muy buenos utilizando estadísticas y datos, pero regulares interpretando, analizando o utilizando esa información para la toma de decisiones, solo las generamos y publicamos; bueno, estoy viendo su cara, está bien, no son todos, algunos, para que usted no tome este tema a la defensiva, solo yo.

Que datos por lo general tenemos listos: número de libros y revistas por títulos y ejemplares; número de usuarios potenciales, reales; préstamos por tipos de usuario, ingreso a la biblioteca por hora y días, multas, número de capacitaciones e inducciones, ingreso al sitio web, accesos a bases de datos, número de descargas y algo más.

Sin embargo, independiente del resultado estadístico, de los datos; se difunde información que muestra lo orgulloso que estamos de nuestro gran número de libros y bases de datos que integran la colección, o del uso del espacio físico “mi biblioteca mantiene llena” o creemos firmemente en nuestros servicios: “Google puede devolverte 100.000 respuestas. Un bibliotecario puede devolverte la correcta”  ..sí…como no.

Tantos años en las bibliotecas universitarias de gestionar información, nos tenía ocupados, ensimismados en normas, reglas y estándares; no teníamos tiempo de actuar sino de observar lo que otros hacían, aprendiendo a usar bien RCAA y nos cambian a RDA, entendiendo MARC y llegó BIBFRAME; simples espectadores y usuarios de internet. No supimos aprovechar esa red en nuestro quehacer como otros, que sin tanta parafernalia y poco a poco se llevaron muchos de nuestros usuarios estudiantes y profesores.

Los datos hablan, advierten y debemos actuar: ¿No habíamos notado como bajan los datos de consultas y prestamos de libros en nuestras estadísticas? ¿Cómo incluso los datos de uso de las bases de datos que antes nos daban consuelo, hoy también se están viendo afectadas? ¿Cómo lo único que preguntan es la contraseña del wifi?

¿Quién dinamiza el uso de los recursos en la biblioteca?

Cada vez que se tiene visita de pares académicos, la mirada gira a los datos estadísticos de la biblioteca, ahí si la preocupación de querer mostrar un uso que no se evidencia.

Los bibliotecarios deberían estar tranquilos, usted tendrá datos de todas las capacitaciones que realizó, las continuas invitaciones a inducciones y entrenamientos, además de mostrar los tutoriales en vídeo que creó y envió por correo electrónico a cada usuario y que también están visibles en el sitio web de la biblioteca. Y un listado de los mejores recursos bibliohemerográficos impresos y electrónicos a nivel mundial suscritos gracias a los consorcios, además de otros sistemas acordes a cada programa académico.

Sin embargo, los datos de uso por parte de los profesores no son altamente satisfactorios, incluso con resultados de 0 (cero) en algunos programas, maestrías y doctorados. Ahí viene la importancia de tener datos reales, con nombre y apellido, con tipo de usuario identificado: estudiante y profesor; sin especulaciones intentando ser optimistas: “ni vaso medio lleno, tampoco medio vacío”, los datos que son.

No podemos hacer la labor de otros, son los programas académicos (profesores y estudiantes) quienes dinamizan esos datos con el uso, nosotros no tenemos que estresarnos por ello, pero si debemos estar informando de forma periódica cómo va el uso de los recursos para cada programa, por profesores y estudiantes, difundiendo su existencia y enseñando el uso.

Ahora que circulan artículos indicando que existen trabajos paralelos para nosotros, uno de ellos que no es tan paralelo, sino directo, es la gestión de datos de la información. Debemos aprender a interpretarlos y mostrarlos.  Pero no como simples datos, un ejemplo de lo que no se debe hacer es este simple cuadro:

TOTAL Estudiantes y Profesores 2020	Sesiones	Usuarios
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES	16779	1719
FACULTAD DE CIENCIAS AGROINDUSTRIALES	3318	363
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS	44033	3466
FACULTAD DE INGENIERIA	9489	1628
FACULTAD DE EDUCACION	6905	1349
FACULTAD DE CIENCIAS DE LA SALUD	21414	2153
FACULTAD DE CIENCIAS BASICAS Y TECNOLOGIAS	9734	808
De todas las Facultades	6918	1689
Total	118590	13175

¿Qué indican esos datos? ¿Cómo se interpretan? ¿Cómo se comparan para saber si suben o bajan? ¿Qué usuarios consultan más? ¿Qué recursos son los más utilizados? ¿Costo beneficio?

Ejemplos sencillos que empiezan a contar o decir algo: “En los tres últimos años se evidencia un aumento en el uso de los recursos digitales por parte de estudiantes y profesores, esto tiene varios significados, entre ellos: los recursos digitales suscritos están teniendo un mayor impacto en el desarrollo académico, también que la calidad del acceso remoto es clave y la facilidad de acceso al sitio web desde cualquier dispositivo debe seguirse mejorando.” Tal como se muestra en el siguiente cuadro:

Año	Sesiones	Usuarios
2018	87677	9781
2019	98354	10690
2020	118823	13182
Total	304854	33653

Y crecería la importancia de esos datos y otros que se generen con resultado de:

• Número total de profesores adscritos a la facultad vs número de profesores de la facultad que utiliza recursos de la biblioteca; también nos indicará los que no hacen uso.

• Número total de profesores adscritos al programa vs número de profesores del programa que utiliza recursos de la biblioteca; también nos indicará los que no hacen uso.

• Número total de estudiantes adscritos a la facultad vs número de estudiantes de la facultad que utiliza recursos de la biblioteca; también nos indicará los que no hacen uso.

• Número total de estudiantes adscritos al programa vs número de estudiantes del programa que utiliza recursos de la biblioteca; también nos indicará los que no hacen uso.

• Además, organizados por: años y recursos utilizados. Otros.

Así se pueden generar otros datos de interés para nosotros, para la administración, incluso de los programas académicos, ellos podrán hacer sus propios análisis y todos tomar decisiones. Por ejemplo, desde la biblioteca, los resultados nos dirán la necesidad o no de ampliar o mejorar las capacitaciones, generar estrategias para difundir el potencial de los recursos de información que no se utilizan y su contenido, con todo ello se puede “despertar” la atención del usuario.

Algo que funciona muy bien, es programar capacitaciones especializadas con expertos que los propios proveedores vinculan, de esta forma se puede evidenciar el impacto del recurso en los procesos de enseñanza / aprendizaje etc.

Otros datos que deben obtenerse y analizarse son: total de libros nunca prestados (Toda la colección); total de libros prestados por año frente a la cantidad de veces que se prestó cada uno.

Lo explico con un ejemplo real: 

En el año 2017 la biblioteca prestó 15.778 libros, de ellos 7.604 libros se prestaron una vez; 3.227 dos veces, 1.589 tres veces… y así consecutivamente. Basta este pequeño ejemplo para identificar que de los 15.778 libros que circularon; 12.420 se prestaron entre 1 y 3 veces al año.  Es decir, el 78% de los préstamos.

En el año 2018 la biblioteca prestó 12.584 libros, de ellos 5.877 solo se prestaron una vez, 2.641, dos veces y 1337 tres veces. Es decir, el 78% de los préstamos.

Y finalmente en el 2019, la biblioteca prestó 9.444 libros, de ellos 4.579 libros se prestaron 1 vez, 1971 dos veces y 1007 tres. Es decir, el 80% de los préstamos.

El año 2020 de la pandemia no se generaron datos en la biblioteca física, estuvo limitada al público.

Otros resultados que se derivan de esa información:

Ahora, si analizamos los tres años 2017,2018 y 2019, encontramos otro dato interesante, año tras año los préstamos de libros impresos van disminuyendo: 15.778 => 12.584 => 9.444 y el porcentaje de préstamos se mantiene en promedio, pero es poco frente a la cantidad de personal con el que se cuenta para atender dichas necesidades.

Si comparamos estos datos, con el número total de la colección 46.000 libros, tenemos que para el año 2019, se utilizó más o menos el 20% del total de la colección que integra la biblioteca. Tenemos un 80% de libros que no circula. ¿Por qué?

También sirvió para identificar: los libros más utilizados, que en nuestro caso fueron cálculos y diccionarios de inglés; las áreas más y menos consultadas; saber que las obras de literatura tienen un bajo uso. Y así, datos y datos que nos cuentan historias, nos generan hechos que debemos atender y actuar frente a ellos.

FIN

Comentario final: Estadísticas y datos de uso que nos permitan tomar acciones de mejora, determinar el estado e impacto de la biblioteca universitaria en la comunidad académica y a los programas, actuar y determinar el futuro de las colecciones próximas a suscribir. Datos que nos invitan a reinventarnos, no solo a las bibliotecas, sino también a las universidades.